Als eventmanager ben ik van mening dat de locatie die je kiest, het evenement maakt of breekt! Heb je een sport evenement, dan organiseer je dat niet zonder goede reden op een kasteel of heb je een evenement wat er van zeer goede kwaliteit moet zijn, dan organiseer je dat niet in een koeienstal. Om jou een stukje verder te helpen bij het kiezen van een goede locatie, geef ik je dit 10 stappenplan.

1. Hoeveel gasten?

Bepaal hoeveel gasten je wilt uitnodigen. Is je evenement op inschrijving? Bepaal dan ook hoeveel mensen er maximaal kunnen inschrijven. Zorg er wel voor dat je het aantal evenementen iets ruimer neemt. Zowel naar boven als naar beneden toe.

2. Wat is je budget?

Wat is eigenlijk het maximale budget wat je te besteden hebt. Hoeveel procent wil je daarvan besteden aan de locatie? Is het budget wel realistisch wat betreft de locatie en het aantal gasten? Zo niet bepaal dan of je wat kunt veranderen in het budget of juist in de hoeveelheid gasten.

3. Bepaal de sfeer van de locatie

Wat voor sfeer moet je locatie hebben? Is het de bedoeling dat mensen informatie binnen krijgen of wil je ze aan het werk zetten? Hier zit een groot verschil tussen.

Bij informatie overdracht (denk aan lezingen, congressen) waarvan de informatie vaak van 1 kant komt is het juist verstandig om een neutrale omgeving te hebben waarin niet veel gebeurt. De uitstraling van het pand kan dan ondergeschikt zijn aan het doel van het evenement.

Bij actieve activiteiten is het weer handig om een creatievere omgeving te regelen. Beweging in een ruimte zorgt er voor dat mensen zelf ook zin hebben om te bewegen. Een ruimte in een oude fabriekshal geeft al gelijk een hele andere sfeer dan een vergaderzaal in een verzamelpand.

Heb je een product te lanceren dan speelt de uitstraling van de locatie juist weer wel erg mee! Lanceer je een nieuw merk horloge voor skaters dan zit je in een vergaderzaal helemaal fout en kun je beter denken aan een sportzaal of misschien wel een inpandige skatebaan. Lanceer je een boek over vitaal ondernemen voor directeuren dan kun je best aan een zaal in een kasteel denken of een verbouwde boerderij/villa.

4. Bepaal de regio

Bekijk waar je gasten vandaan komen. Wellicht is het verstandig om aan de hand daarvan te bepalen waar je de locatie zoekt. Of wil je het juist andersom doen, de locatie moet juist in de buurt van ons bedrijf zijn. Maak een beslissing in welke regio het dient te zijn. Van daaruit gaan we namelijk verder naar stap 5.

5. Bereikbaarheid

Voordat je naar locaties gaat zoeken en gaat bezoeken is het belangrijk om vooraf in je regio te bepalen hoe de locatie bereikbaar dient te zijn.

Komt de doelgroep of komen de gasten met het openbaar vervoer, per auto,motor of juist per fiets.

Als er veel gasten met de trein komen dan is het handig om een locatie in de buurt van een treinstation te zoeken. Komen ze met de bus dan is het belangrijk dat er een goede busverbinding is en daarmee bedoel ik dat er ook regelmatig bussen rijden! Vergeet ook niet om te controleren of er aan het einde van het evenement ook nog bussen en treinen rijden. Mocht je een groter budget hebben dan kun je ook overwegen om gasten met een gehuurde bus op te halen van een bepaald station en ze daar dan ook weer afzetten.

Komen je gasten met de auto/motor dan is je zoekgebied vaak wat groter. Je hoeft niet perse rekening te houden met het ov als er maar voldoende parkeerplaatsen zijn. Je kunt nog wel bepalen of je een locatie aan de snelweg wilt of juist niet. Bepaal ook vooraf of je de gasten eventueel laat betalen voor het parkeren of dat alles inclusief is.

6. Food and Beverage

Bekijk en bepaal of je zelf een cateraar wilt inhuren of dat je F&B via de locatie wilt laten regelen. Vaak heb je via de locatie wat minder keus omdat ze werken met pakketten. Als ze aangeven dat alles mogelijk is dan zou ik wel gaan twijfelen over de kwaliteit. Kun je zelf een cateraar neer zetten dan kun je alles naar je eigen smaak en zin inrichten, dit kost wel weer meer uitzoek en regelwerk. Vergeet nooit als je bij de locatie bent om te vragen hoe zij omgaan met eet wensen en behoeften.

7. Filteren

Pak alle bovenstaande punten bij elkaar en ga bekijken welke locaties er voldoen aan je eisen. Mocht er niets of weinig tussen zitten bepaal dan welke factor/eis minder zwaar mee weegt.

8. Bezoek locatieS

Bezoek meerdere locaties. Ze hoeven niet allemaal aan al je eisen te voldoen maar zorg dat je vergelijkingsmateriaal hebt. Soms is de locatie mooi maar heb je geen klik met het personeel of is het personeel heel aardig maar heeft de locatie minder uitstraling.

9. Vraag offertes op

Vraag nooit maar één offerte op! Zorg dat je van de locaties die je bekeken hebt offertes opvraagt. Ook (juist!) van de locaties waar je mogelijke twijfels over hebt. Een offerte betekent niet direct dat je de locatie vast hebt gezet. Vergelijk de offertes met elkaar en vergeet geen vragen te stellen.

10. Bezoek DE locatie nog een keer

Heb je een keuze gemaakt voor je locatie? Top! Als je meerdere locaties bezocht hebt de afgelopen tijd, maak dan nog een keer een afspraak. Zo voorkom je dat je de verkeerde naam bij de verkeerde locatie hebt en of het gevoel nog steeds klopt. Is dit nog steeds de juiste locatie? Teken dan de offerte en je kunt verder met de organisatie van je evenement!

Extra tips:

  • Vraag altijd een rondleiding en bekijk meerdere zalen/ruimtes in de locatie en laat ze vertellen over de geschiedenis van het pand of het bedrijf.
  • Bespreek altijd de mogelijkheden voor het F&B en het parkeerbeleid. De duurdere locaties hebben soms ook nog een haal en breng service, van en naar een treinstation toe.
  • Ga nooit akkoord met het volledige bedrag, je kunt altijd korting bedingen in de vorm van uitreiskaarten/parkeerkaarten, welkomstdrankjes of een korting op F&B wat betreft personeel.
  • Vergeet ook nooit om je organisatie mee te nemen in het aantal mensen. Ook zij willen wat eten en drinken en een blije organisatie zorgt voor een beter sfeer ;).
Tags: , , , , , , ,